Quem atua no ramo de transporte de cargas precisa ter o controle da documentação que envolve os processos como algo primordial e, assim, evitar eventuais problemas para a empresa. Por isso, é importante saber sobre a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe).

Neste post, você vai entender os principais pontos sobre o MDFe: o que é, para que ele serve, suas vantagens, forma de emissão e alguns detalhes como encerramento e cancelamento. Confira!

O que é MDFe?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é um documento fiscal eletrônico solicitado pela SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) para registrar todas as movimentações de transporte. É necessário obter autorização da SEFAZ para a emissão do MDFe. Logo, ele é válido em operações realizadas por transportadoras com o vínculo do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) para transporte de carga para terceiros ou para empresas que transportam mercadorias próprias, vinculando assim à NFe(Nota Fiscal Eletrônica).

Para que serve o manifesto eletrônico de documentos?

O manifesto tem como objetivo agilizar a fiscalização, pois nele há uma síntese da transação, mostrando:

  • documentos vinculados;
  • local de origem;
  • destino final;
  • informações do veículo;
  • dados do motorista.

No manifesto de transporte não há incidência de impostos, já que essas informações já devem estar contidas no documento vinculado ao MDFe, o CTe ou a NFe.

Com a criação do manifesto eletrônico de documentos fiscais, todos os documentos exigidos para a emissão de uma carga, por exemplo, relação de produtos, nota fiscal, entre outros, ficam centralizados de maneira eletrônica em um único local. Assim, a fiscalização nos postos de controle fiscal é otimizada, tornando-se mais ágil, possibilitando a leitura dos documentos fiscais em lote e eliminando a necessidade de impressão física, enfatizando o uso digital e a apresentação eletrônica dos documentos.

As principais regulamentações que versam sobre o MDFe são do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), que criou as normas gerais para o documento: o ato COTEPE/ICMS 29/2016 e o ajuste SINIEF 21/2010.

Confira abaixo o vídeo publicado em nosso Canal no YouTube sobre O que é o MDFe? e conheça todas as obrigatoriedades sobre o manifesto eletrônico de frete.

Qual é a importância do MDFe?

É importante para agilizar o cadastro de uma série de documentos fiscais relativos às cargas em trânsito de uma só vez. Além disso, com a assinatura digital, a autenticidade fica garantida, permitindo que os registros existam somente em formato digital. A existência do MDF-e se dá exclusivamente em forma digital, reunindo e substituindo informações de documentos físicos, assegurando validade jurídica por meio da assinatura digital e simplificando o processo de documentação de transporte.

Dessa forma, ele fica assegurado contra possíveis adulterações, gerando proteção sobre os dados informados sobre a prestação dos serviços e movimentação de cargas. Ademais, propicia a atuação do Fisco no combate à sonegação fiscal, que é um ponto importante, justificando a integração de documentos por meio do MDFe.

Quais são suas vantagens?

A emissão do MDFe traz inúmeros benefícios a todos os envolvidos nos processos de transporte. Conheça os principais:

  • aprimoramento dos processos de controle fiscal;
  • redução do tempo de parada dos veículos nos Postos Fiscais de Fronteira;
  • aumento da segurança por meio da identificação do motorista, proprietário e veículo;
  • agilidade no procedimento de registro em lote dos documentos fiscais relativos às mercadorias transportadas;
  • consolidação das informações sobre as cargas com vários CTe ou NFe transportados no mesmo veículo.

Quem precisa emitir o MDFe?

Em regra, todo transportador que expede o CTe e emissores de NF-e que fazem transporte de mercadoria própria são obrigados a emitir o MDF-e, considerando o estágio atual e as alterações no já citado ajuste SINIEF 21, de 10 de dezembro de 2010. Importante destacar que Microempreendedores Individuais (MEIs), indivíduos ou entidades legais que não estão registrados como contribuintes do ICMS, e produtores rurais que emitem a NFA não são obrigados como contribuintes a emitir o MDF-e.

Em resumo, atualmente tanto em fretes de cargas fracionadas quanto de lotação, interestadual ou intermunicipal, é necessário o manifesto. A mudança mais recente foi sobre as operações dentro do próprio estado, ou seja, intermunicipais.

MDFe em transportes dentro do próprio estado

Ó ajuste SINIEF 23/19de 10 de outubro de 2019, estabeleceu que, a partir do mês de abril de 2020, as operações dentro do próprio estado também devem ser amparadas pela emissão de MDFe. Isso significa que uma regra já aplicada apenas em alguns estados, agora se estende a todas as federações brasileiras. O ajuste reiterou também que o estado de São Paulo poderia determinar as regras por Legislação Estadual.

Como emitir um MDFe?

Para emitir o MDFe, as empresas deverão respeitar os seguintes requisitos:

  • estar credenciada junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que atua, para emitir CTe ou NFe (apenas carga própria);
  • ter o certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR, constando o CNPJ da organização;
  • ter acesso à internet;
  • implementar o sistema apropriado para emitir MDF-e.

O MDFe só pode ser preenchido após o conhecimento de todos os dados sobre o transporte e documentos relacionados (NFe ou CTe). Até o momento do envio à Sefaz, ele pode ser alterado quantas vezes precisar. A gestão eficiente do mdf engloba a emissão, consulta e encerramento do MDF-e, essenciais para otimizar as operações logísticas.

É possível emitir o MDFe gratuito?

Em outubro de 2018, a Sefaz descontinuou o emissor gratuito de MDFe. Com isso, aumentou a procura por ferramentas pagas para fazer a emissão do manifesto.

Entre esses sistemas, alguns proporcionam planos para baixos volume de emissão e com baixo custo. Muitas dessas plataformas funcionam na web, por isso, não é necessário baixar um aplicativo.

Quais as principais dúvidas sobre o MDFe?

Confira algumas dúvidas frequentes sobre a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Como consultar os MDFe não encerrados?

  1. Para consultar os MDFes não encerrados de forma gratuita, acesse o Portal do MDF-e e clique na opção “Consulta Não Encerrados”;
  2. Ao acessar o portal, será necessário validar o login com o certificado digital da empresa;
  3. Em seguida será exibida a lista de MDFes pendentes de encerramento.

Se houver um manifesto emitido a mais de 30 dias, a SEFAZ irá bloquear a emissão de novos manifestos, por isso é importante sempre encerrar o MDF-e após a entrega ser finalizada.

Como funciona a emissão de MDFe entre municípios do mesmo estado?

Se o transporte é realizado apenas dentro de uma mesma cidade, não é necessário emitir o MDFe. No entanto, se há encomendas entre municípios, mesmo que vizinhos, a emissão desse documento é obrigatória.

Além disso, não é preciso mais de um MDFe para entregas feitas dentro de um mesmo estado. Se você vai passar por diversas cidades de uma única federação, somente um MDFe é obrigatório. Nesse caso, basta inserir todos os CTEs no mesmo manifesto. Os postos fiscais analisam os estados de origem e de destino do MDFe.

É possível cancelar um MDFe?

Após a emissão do MDFe, não pode ser feita nenhuma mudança no documento. Porém, é possível cancelá-lo dentro de 24 horas e emitir um novo.

Caso este prazo tenha vencido, você consegue encerrar o MDF-e e gerar um novo com os dados corretos. Somente se certifique de que o motorista tenha acesso ao documento correto.

Uma alteração possível é lançar um evento para indicar a inserção de um novo motorista na viagem a partir do evento de “inclusão de condutor”.

Posso emitir MDFe para terceiros?

Atualmente as regras de emissão de MDFe são bem rígidas. A SEFAZ consegue verificar dados disponíveis na ANTT para verificar se o RNTRC do veículo é o mesmo do emitente e qual é o tipo do transportador.

Sendo assim, é possível emitir o MDF-e para terceiros apenas quando na contratação de transportador autônomo.

O que é o validador de XML de  MDFe?

O validador de manifesto eletrônico de documentos fiscais é uma funcionalidade disponível no Portal do MDF-e que possibilita validar o manifesto de carga verificando se há problemas na estrutura do arquivo. Lembrando que este validador MDFe não identifica erros de preenchimento, que são as causas mais comuns de rejeição.

Se você tem mais dúvidas envolvendo a parte fiscal de uma transportadora, clique no banner abaixo e confira mais sobre as rotinas do transporte:

Qual a diferença entre CTe e MDFe como documento fiscal eletrônico?

O MDF-e, como explicamos, é um documento que registra todas as movimentações de transporte. Ele tem uma relação maior com o registro da viagem e as suas características como: documentos relacionados, percurso, veículo e motorista envolvidos. Quando ocorre qualquer tipo de operação no negócio que envolva transporte, é necessário que haja a sua emissão.

Já o CTe é gerado para registrar a prestação do serviço de transporte, ele tem enfoque nos envolvidos como remetente, destinatário e tomador do serviço, além de valores e impostos sobre o frete. Por isso, o CTe é o documento fiscal mais comum nas transportadoras.

Mas qual é a relação entre eles? Por meio dos dois documentos é que a fiscalização vai liberar ou reter uma carga. Isto é, uma transportadora não pode enviar um produto sem que haja essas documentações. Na prática, o MDF-e facilita a fiscalização, pois ele agrupa todos os outros documentos fiscais eletrônicos como CTe ou NFe, não sendo necessário conferir um por um, além disso, traz um resumo das informações ao considerar a viagem.

Quando a emissão do MDFe não é obrigatória?

Existem situações em que não precisa emitir o manifesto de carga, de acordo com o ajuste SINIEF 21/10 publicado pelo Confaz em abril de 2021. Os casos são os seguintes:

  • em operações e prestações realizadas por pessoa física ou jurídica responsável pelo transporte de veículo novo não emplacado, quando este for o próprio meio de transporte, inclusive quando estiver transportando veículo novo não emplacado do mesmo adquirente.
  • microempreendedor individual;
  • pessoa física ou jurídica que não esteja inscrita no cadastro do ICMS (ou seja, um não contribuinte);
  • produtor rural, desde que seja acobertada pelo NFAe, Nota Fiscal Avulsa Eletrônica, modelo 55;
  • uma pessoa contratante do serviço de transporte, especificamente para casos em que o transportador autônomo emita o MDF-e por meio do Regime Especial de Nota Fiscal Fácil.

Outras dúvidas comuns

O que é registro de passagem automático no MDF-e?

O registro de passagem automático de MDF-e com CT-e é um evento lançado por órgãos públicos quando o veículo passa por alguma barreira fiscal ou fronteira. A identificação dos veículos é realizada através da leitura da placa. Após ser identificada a passagem do veículo, não é possível realizar o cancelamento do MDFe, pois entende-se que a viagem já foi iniciada.

É possível emitir MDFe em contingência?

A emissão em contingência é utilizada quando há problemas técnicos que impedem que seja gerada a emissão do MDFe normalmente. Sendo assim, existem dois métodos válidos para o MDFe atualmente:

A emissão de MDFe em contingência pode ser realizada em um emissor de MDFe e é importante destacar que depois que os problemas forem resolvidos é necessário transmitir o documento para a SEFAZ normal.

O que é desativação do serviço assíncrono do MDFe?

O serviço assíncrono da SEFAZ é um mecanismo que permitia a validação de documentos em lote pela SEFAZ. Entretanto, este tipo de técnologia não é mais considerada interessante pela SEFAZ, pois pode fazer o processo de emissão ficar mais demorado.

Sendo assim, será realizado o desligamento da funcionalidade por parte da SEFAZ, como já ocorreu em outros documentos, como CTe e MDFe.

Como encontrar um bom emissor de MDFe?

Para acertar na escolha de um emissor de MDF-e, leve em consideração os seguintes requisitos:

  • Disponibilidade 24 horas por dia durante todos os dias da semana, inclusive fim de semana feriados;
  • Possibilidade de emitir o MDFe de qualquer lugar, de forma on-line;
  • Funcionalidade para consultar os MDF-e não encerrados;
  • Cancelamento de manifesto de forma rápida e segura;
  • Permitir a importação de dados dos documentos vinculados pelo XML ou chave de acesso.

Se você deseja saber mais sobre um emissor de MDFe, confira nosso post completo sobre o assunto!