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Como emitir CTe para transporte : passo a passo

Um dos documentos essenciais para a realização do frete de produtos é o CTe, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico. Sua versão digital, hoje obrigatória, confere praticidade e segurança a suas consultas e armazenamento.
Por isso, é fundamental que sua empresa saiba como emitir CTe, a fim de cumprir com suas funções tributárias. Contudo, há gestores que ainda a consideram uma tarefa complexa.
Neste post, vamos mostrar que isso não passa de um mito. Porém, uma coisa é verdade: a emissão desse documento fiscal depende de diversos detalhes. Quer entender melhor o que é CTe e saber quando ele se faz necessário? Confira o passo a passo que preparamos para você e aprenda como fazer. Boa leitura!
O que é CTe?
O Conhecimento de Transporte eletrônico é um documento emitido e guardado em plataforma digital. Sua finalidade é servir como um registro fiscal para todas as atividades de transporte de cargas, por qualquer modal, com transações realizadas no país —sejam elas intermunicipais ou interestaduais.
Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto. Dessa forma, a emissão do documento fiscal de transporte é obrigatória para cada viagem contratada e por cada veículo, podendo substituir alguns documentos.
A partir do CTe, é possível verificar a veracidade das informações no sistema da Receita Federal, com agilidade, em fiscalizações ocorridas nos postos.
Com ela, a transportadora pode comprovar que as obrigações fiscais referentes àquela operação foram cumpridas, o que evita a incidência de multas e a apreensão da carga. Nesse sentido, a prestação de serviço encontra-se dentro dos padrões estabelecidos por lei.
Vale ressaltar que, para que o documento tenha validade em todo o território nacional, é necessária uma assinatura eletrônica.
Quem precisa emitir o CTe?
O CT-e deve ser emitido sempre que uma empresa realiza serviço de transporte de cargas remunerado, ou seja:
- Transportadoras registradas na ANTT (com RNTRC ativo);
- Empresas de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, dutoviário ou aquaviário quando prestam serviço de transporte para terceiros.
Quando emitir o Conhecimento de transporte?
O Conhecimento de Transporte eletrônico precisa ser emitido sempre que uma transportadora faz o transporte de cargas para outra empresa ou pessoa e cobra por isso. Ou seja, é obrigatório quando:
- O transporte não é da própria carga (é para terceiros);
- Existe pagamento pelo frete;
- O transportador é registrado na ANTT e presta serviço regular de transporte.
Como emitir CTe passo a passo?
Se você é uma empresa transportadora, que presta serviços de transporte regularmente e tem o ANTT em dia, precisa seguir alguns passos para conseguir emitir CTe
1. Solicitar o credenciamento na Sefaz
Antes de tudo, é necessário solicitar o credenciamento do CNPJ da transportadora perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz). Isso porque é ela que vai autorizar a emissão do CT-e. É importante destacar que esse processo é diferente da Inscrição estadual, que também é necessária para a emissão.
2. Adquirir o certificado digital
Agora, é a hora de providenciar um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR. Essa ferramenta é a assinatura digital da empresa, uma forma de garantir que o documento foi emitido pelo único CNPJ autorizado. Ela evita que outra pessoa gere o documento em seu nome, mantendo seu negócio livre de operações fraudulentas.
3. Adquirir um sistema emissor de CTe
Existem vários tipos de software para emissão deste documento, desde os mais completos —que incluem o gerenciamento de frotas — até os mais simples e econômicos. O ideal é encontrar uma ferramenta que caiba em seu orçamento, que tenha qualidade e que ofereça um bom suporte técnico. Confira dois exemplos:
- Emissor de CTe: pode ser usado quando é necessário cumprir as obrigações fiscais com mais agilidade;
- Sistema TMS: usado quando além da emissão de CTe também é preciso fazer a gestão da empresa.
4. Emissão do CTe propriamente dita
Depois de adquirir o sistema emissor de CTe, você irá acessá-lo e realizar as configurações iniciais. Se você optar por um emissor pago ou por um sistema de gestão, terá ajuda do suporte técnico neste momento.
O próximo passo é preencher as informações do CTe, que são:
- Dados do Remetente: Razão Social, CPF/CNPJ, IE e endereço completo;
- Dados do Destinatário: Razão Social, CPF/CNPJ, IE e endereço completo;
- Informações da Nota Fiscal eletrônica: peso, volume ou cubagem, número e série, valor dos produtos, produto predominante transportado e chave de acesso;
- Informações fiscais: CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), CST (Código de Situação Tributária), Base de Cálculo e alíquota de ICMS;
- Valores: todos os valores referentes à operação devem estar descritos no documento.
Observações
m situações em que a sua transportadora não tenha coletado o material diretamente no remetente (Redespacho ou Subcontratação), as informações sobre a empresa que forneceu os produtos transportados devem ser registradas no campo “Dados do Expedidor”, ficando o remetente sempre como o emissor da NFe.
Caso sua transportadora não seja a responsável por realizar a entrega direta ao destinatário — quando uma segunda ou terceira empresa faz a entrega no destino final —, os dados devem ser informados no campo “Dados do Recebedor”, ficando o destinatário sempre como o destino final da NFe.
Outras dúvidas
MEI precisa emitir CTe?
Depende, em alguns estados brasileiros o MEI ainda não pode emitir CTe, entretanto isso tende a mudar. O governo federal está investindo na simplificação do processo de emissão dos documentos para que estes profissionais também possam realizar a emissão, como o programa Nota Fiscal Fácil.
De maneira geral, o MEI não é obrigado a emitir CTe, mas muitos acabam por fazê-lo, na maior parte das vezes, devido a exigências por parte de embarcadores. Se você deseja saber mais sobre esse assunto, temos um post completo sobre isso no blog.
Como funciona a emissão de CTe no simples nacional?
A emissão de CTe no simples nacional, funciona basicamente da mesma forma que em outros tipos de regime, a diferença está na tributação.
Para emissão de conhecimentos pelo simples nacional, é usada uma tributação específica para este regime e o ICMS não é destacado diretamente no CTe. O destaque do tributo aparece apenas nos valores aproximados de impostos.
Apesar de o ICMS não aparecer destacado no CTe, as empresas do Simples precisam arrecadar o imposto. Assim sendo, engana-se quem pensa que o simples é isento.
A arrecadação é feita mensalmente através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que é elaborado com base no arrecadamento mensal da empresa.
Qual a diferença entre CTe e CTRC?
O CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) era o documento fiscal utilizado antes do CTe ser obrigatório. Este era um documento em papel que servia para registrar as informações do transporte.
Com o tempo, devido ao aumento do veículos de carga nas estradas, tornou-se difícil de verificar documentos de papel, foi nesta fase que foi
Devo emitir CTe ou MDFe?
Na maioria dos transportes, sim, você precisa emitir CTe e MDFe em transportes entre cidades ou entre estados. O MDFe (Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos) tem uma função um pouco diferente do CTe, por isso ele é necessário.
O CTe tem a função de registrar a operação e ajudar na fiscalização da arrecadação de impostos, também pode servir como comprovante para cobrar serviço de transporte.
Já o MDFe, irá reunir todas as informações importantes do transporte, incluindo aquelas que estão descritas no CTe, e aquelas que não. Ele vai carregar os dados de pagamento do motorista, seguros, tipo de mercadoria, etc. O objetivo principal é facilitar a fiscalização do transporte.
Quem emite CTe precisa emitir Nota Fiscal?
Depende do tipo de operação da empresa. Empresas transportadoras, que trabalham exclusivamente prestando serviços de transporte de cargas não precisam emitir Nota fiscal.
Mas existem algumas transportadoras que além de fazerem fretes, também prestam outros tipos de serviços ou ainda comercializam mercadorias. Estas, precisam realizar a emissão de Nota fiscal.
De forma geral, a empresa transportadora emite o CTe e o vendedor da mercadoria transportada emite a NFe.
DACTe e CTe são a mesma coisa?
Não exatamente, mas estão relacionados. O DACTe nada mais é do que o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico, ele é a versão impressa do documento digital que tem a validade fiscal.
O DACTe serve para acompanhar a mercadoria durante o transporte de cargas e serve para fins de fiscalização. Em alguns estados, é possível apresentar apenas a versão em PDF.
Como escolher o melhor emissor de CTe?
O melhor emissor de CTe é aquele que atende às suas necessidades. Existem empresas que precisam apenas emitir os documentos fiscais, no geral, são transportadoras que possuem um número menor de fretes e não tem grande necessidade de gestão.
Existem também empresas que possuem uma operação maior, que além do emissor, precisam de processos integrados e de ferramentas de gestão.
Felizmente, hoje, a Bsoft fornece as suas opções, tanto o emissor Hivecloud para CTe, como o Bsoft TMS.
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